Планирование рабочего времени руководителя

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы. Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. При этом важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени. Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. С другой стороны, изучение карьерного роста нового персонала в различных компаниях показало, что работники в большинстве случаев не знают о своих перспективах в данной организации, в данном коллективе. Это свидетельствует о некачественной постановке работы с персоналом, об отсутствии планирования и контроля карьеры в отдельных организациях. Из этого можно сделать вывод, что планирование деловой карьеры играет далеко не последнюю роль в управлении персоналом, и управлении организацией в целом. Планирование карьерного роста основывается на учете образования, возраста, сферы профессиональных интересов, технологической грамотности и продолжительности работы сотрудника в организации. Актуальность данной работы определяется тем, что планирование — это одно из главных направлений кадровой работы в организации, ориентированное на определение стратегии и этапов развития и продвижения специалистов. Это трудоемкий процесс сопоставления потенциальных профессиональных возможностей и способностей человека, требованиями, потребностями и планами предприятия. Однако этот процесс дает результат на долгосрочной основе. Все ведущие мировые компании имеют отлаженную систему планирования кадрового резерва, что позволяет им растить полностью подготовленных, соответствующих требованиям компании менеджеров и руководителей. Данный курсовой проект посвящен организации профессиональной деятельности руководителя службы МУП «Московский метрополитен» как на примере организации работы руководителя среднего звена любой государственной или коммерческой компании. В данной работе рассматриваются такие критерии успешности руководителя, как планирование своей карьеры и эффективность распределения времени (тайм-менеджмент). При, казалось бы, различных направлениях данных вопросов, они, на самом деле, взаимосвязаны. Планирование карьеры – это стратегия личного роста любого руководителя. Для того чтобы правильно распределять приоритеты в своей работе, человеку необходимо понимать свою личную цель, куда он стремится. И планировать свою деятельность исходя из этого. Эффективность распределения времени — это нечто похожее, но применительно к текущему моменту. В любом случае, чем четче сотрудник, должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Предмет курсовой работы: Управление карьерой и Тайм-менеджмент Объект работы: Руководитель электромеханической службы МУП «Московский метрополитен». Метод: изучение ситуации и выработка предложений на основании документации, общения с сотрудниками МУП и наблюдений за выполнением непосредственной работы. Целью данной работы является изучение способов планирования, развития и использования кадрового резерва на предприятиях для эффективного управления временем руководителями. Задачи данного исследования:  Определить, что является основами работы руководителя.  На примере начальника электромеханического отдела Московского метрополитена определить возможности его карьерного роста  Определить каким образом можно улучшить планирование времени начальника отдела. Структура работы изложена в Плане курсовой работы.

Руководитель, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным. Планирование – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации. Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных. Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени. В данной работе мы рассмотрели возможности планирования как карьеры, так и рабочего времени сотрудника. Мы видим, что для планирования карьеры немаловажны не только работа самого сотрудника, но и ситуация, политика, которая существует в компании. Компании, в которых карьерный рост сотрудников является результатом авантюристической или пассивной политики никогда не достигают серьезных высот в бизнесе. Возможно, отсутствие внятной кадровой политики – это показатель общей бессистемности в работе компании либо ошибках в организационном развитии. Но, в любой международной или российской компании, которая занимает одно из первых мест в своей отрасли, всегда присутствует отлаженная политика кадрового резерва, имеются инструменты для карьерного планирования, существует культура планирования карьеры. У таких компаний крайне редко возникает необходимость поиска сотрудника вне компании, они обращаются к внешнему рекрутингу только если компания решила расширить бизнес или внедрить у себя практики, технологии, которых раньше у них не было, либо меняют направление в развитии и им нужны специфические менеджеры. В данной работе мы видим, что в МУП «Московский метрополитен» существует четкая активная кадровая политика. В соответствии с этой политикой в компании сотрудник всегда может воспользоваться имеющимися инструментами построения карьеры: сотрудник знает пути, по которой у него может развиваться карьера, он обсуждает со своим руководителем способы достижения целей, руководитель помогает ему достичь поставленных целей. Мы видим на примере начальника электромеханической службы, что он планирует развиваться до Главного инженера метрополитена и, рассматривает в дальнейшем возможность дорасти до Начальника Московского метрополитена. Карьерограмма начальника отдела предполагает также построение «горизонтальной» карьеры. И не исключено, что в какой-то момент нынешний руководитель отдела в ходе развития выберет роль эксперта и пересмотрит свои карьерные планы. Параллельно со стратегическим карьерным планированием мы разобрали планирование рабочего времени руководителем. Разумеется, любой руководитель должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Мы знаем, что, пытаясь эффективно организовать свой рабочий день, любой руководитель сталкивается с определенными проблемами. В течение рабочего дня руководителю необходимо выполнить огромное количество разнообразных работ в очень напряженном темпе. Проблема № 1: управленческий цикл не имеет завершения Работа руководителя отличается от работы специалиста или рабочего на производстве именно этим. Работа руководителя, особенно среднего и высшего звена, не имеет четкого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то еще. При переработке информации руководитель вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию, что иногда приводит к потере и нужных сведений. Проблема № 2: весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Проблема № 3: переработка информации. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения. Чтобы преодолеть все эти трудности и проблемы, чтобы у руководителей к концу рабочего дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени. В частности, мы рассмотрели пример начальника электромеханической службы. Мы видим, что в целом рабочее время расходуется достаточно эффективно, однако присутствуют «пожиратели времени» с которыми можно и нужно бороться. На самом деле, рабочий день начальника электромеханической службы не перегружен собраниями и совещаниями. Для сотрудника такого уровня их совсем немного. Не хватает встреч со своими подчиненными, и, как результат не оказывается достаточная помощь для организации рабочего времени и планирования работы именно для них. Мы видим, что если устранить зоны неэффективного расходования времени, то высвободившиеся ресурсы можно будет затратить на развитие подчиненных. Тема, рассматриваемая в данной работе, конечно-же, должна развиваться и дальше. Необходимо рассмотреть возможности планирования карьеры и рабочего времени в условиях, когда компания не обладает таким масштабным ресурсом как Метрополитен. В настоящее время все больше компаний, особенно крупных, идут по пути оптимизации ресурсов, в том числе и человеческих. Не всегда это обозначает автоматизацию необходимых процессов. Нередко в больших международных и отечественных компаниях с большим количеством филиалов функции бухгалтерии, финансов, отдела персонала, информационных технологий сосредоточены в головном офисе, а в филиалах оставшиеся их обязанности перераспределены среди оставшихся отделов. Руководители сталкиваются с тем, что им некому делегировать свою рутинную работу, так как подчиненные уже перегружены. И способы решения подобных проблем заслуживают дальнейшего изучения. С научной точки зрения, вопрос мотивации персонала, долгосрочного планирования кадрового резерва еще долго будет служить темой для изучения. Меняются поколения, растет объем информации, который необходимо перерабатывать сотрудникам в течение рабочего времени и, вероятнее всего даже самые современные методы развития компаний с точки зрения Human Resources очень быстро устареют. Поэтому нужно постоянно изучать и разрабатывать новые методы развития эффективности персонала. Практический результат данной работы заключается в том, что те выводы, которые были сделаны в данной работе, могут служить основой для подготовки методических пособий, статей в специализированных журналов по менеджменту и кадровому управлению и применяться в других компаниях как лучшие практики.

1. Архангельский, Г., Лукашенко А. Тайм-менеджмент. Полный курс. / Г.Архангельский, А.Лукашенко. – М: Альпина Паблишер, 2012. – 312 с. 2. Варламова В. Выступление на 2-ой научно-практической конференции «Психодиагностика и тестирование персонала» [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://psycho.ru/library/3289 / (дата обращения: 02.12.2019). 3. Габтрахманова Ю.Т. «Планирование деловой карьеры персонала в организации», [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/planirovanie-delovoy-kariery-personala-v-organizatsii/viewer / (дата обращения: 18.12.2019) 4. Гамидуллаев Б.Н. «Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием» / Б.Н.Гамидуллаев - Пенза, 1997 – 13с. 5. Гумеров А.В. «Перспективы науки – 2015: Сборник докладов I Международного заочного конкурса научно-исследовательских работ (12 октября 2015 года). Том 2 (Социально-гуманитарные науки)» / Научный ред..– Казань: ООО «Рóкета Союз», 2015. – 208 с. 6. Зайверт Л. «Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время»/Л.Зайверт - М.: Интерэксперт, 1995 – 18с. 7. Зайцев Г.Г, Черкасская Г.Г., Управление деловой карьерой : учеб. пособие для студ. высш. учеб. Заведений / Г.Г.Зайцев, Г.Г.Черкасская – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 256с. 8. Исаченко И.И. «Самоменеджмент», [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook648/01/part-005.htm#i177 / (дата обращения: 18.12.2019) 9. Исмагилов Р.Х., Фаттахов Х.И., «Повышение эффективности планирования и контроля производственных процессов на промышленных предприятиях за счет применения инструмента бережливого производства «Shop floor management»/ Р.Х.Исмагилов, Х.И.Фаттахов. - Организатор производства. 2014. № 1(60). С. 30–36. 10. Исмагилов Р.Х. «Методические аспекты принципов организации времени»/ Р.Х. Исмагилов. - Современные аспекты экономики. 2015. № 5 (213). С. 67–75. 11. Кларин М.В., Планирование развития карьеры, [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.elitarium.ru/planirovanie_razvitija_karery/ / (дата обращения: 22.12.2019) 12. Москалюк А.М., Сиренко Д.П., «Причины дефицита времени и методы их устранения» [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/prichiny-defitsita-vremeni-i-metody-ih-ustraneniya/viewer (дата обращения: 20.12.2019) 13. Мурахтанова Н.М. Менеджмент: Учебное пособие./ Н.М.Мурахтанова - Тольятти: ТолПИ. 1999. С. 104. 14. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А.Я. Кибанова. 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М,2006.- 138 с. 15. Технологии эффективного найма: Новая система оценки и отбора персонала/ Пер. с англ. – М.: Издательство «Добрая книга»,2005. – 164с. 16. Организация рабочего времени, учебник М: ”ДеКА”, 1994 – 16с. 17. Структура Московского метрополитена [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://gup.mosmetro.ru/podrazdelenya/77/ (дата обращения: 22.12.2019) 18. Обслуживание инженерно-технического оборудования и устройств. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://info.wikireading.ru/263355 (дата обращения: 20.12.2019) 19. Электромеханическая служба. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://gup.mosmetro.ru/podrazdelenya/69/ (дата обращения: 22.12.2019) 20. О Московском метрополитене [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://gup.mosmetro.ru/o-metropolitene/(дата обращения: 22.12.2019)