Анализ инструкции по делопроизводству ( на примере инструкции конкретного учреждения)

Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, технологии работы с документами и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами на предприятии. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях открытого акционерного общества. Следовательно, инструкция по делопроизводству является центральным документом ДОУ и анализ инструкции является актуальным процессом. При анализе будут выявлены недостатки, с помощью их устранения произойдет усовершенствование процесса ДОУ. Цель курсовой работы – проанализировать инструкцию по делопроизводству на примере конкретной организации. Задачи курсовой работы: 1. Проанализировать инструкции по основным и второстепенным видам деятельности организации; 2. Проанализировать пути оптимизации работы с инструкциями по делопроизводству. Объект исследования – предприятие ФГУП «ПСЗ». Предмет исследования – анализ инструкцию по делопроизводству в ФГУП «ПСЗ». Анализу и совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Быкова Т.А. [5,с.55] рассматривает проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Кирсанова М.В [10,с.161] представляет критерии оценки системы документационного обеспечения управления. Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике оценки эффективности документооборота в современных организация. Такие авторы, как Кирсанова М.В. [10,с.167], Рогожин М.Ю.[14,с.55] представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства. Научная новизна работы состоит в обобщении исследований перечисленных авторов и представление комплексной методики оценки эффективности системы документационного обеспечения управления организации. В работе использовались методы системного подхода, сравнительно-сопоставительные методы – анализ и классификация в теоретической части работы, социологический опрос, тестирование с сотрудниками организации в практической части работы. Работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованных источников и приложений. Во введении обосновывается актуальность исследования, ставятся цель, задачи, методы, после критического анализа источников и литературы определяется научная новизна работы. Первая глава носит теоретический характер и раскрывает основные понятия инструкции по основным и второстепенным видам деятельности. В ней проводиться анализ инструкции по основному виду деятельности предприятия и должностной инструкции работника службы ДОУ. Во второй главе проведен анализ существующего пакета внутренних документов ФГУП «ПСЗ», приведен процесс разработки инструкции по ДОУ для учреждения. Заключение подводит итог проведенному исследованию. Список использованных источников охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы. Приложения включают материалы, дополняющие текст курсовой работы.

В ходе курсовой работы были решены следующие задачи: 1. Проанализированы инструкции по основным и второстепенным видам деятельности организации; 2. Проанализированы пути оптимизации работы с инструкциями по делопроизводству. По представленным задачам сделаем более краткие выводы. Инструкция по основному виду деятельности - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников. Существующий порядок организации документооборота ФГУП «ПСЗ» не стандартизирован, как все остальные процессы, протекающие на предприятии. При недостаточном контроле, происходит нарушение сроков исполнения документов, которые ведут за собой административные наказания органов власти, потеря документов и т.п.. Существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию, для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. В качестве устранения проблем предлагается разработать инструкцию по работе с документами. Для этого разработаны пошаговый план-график мероприятий внедрения документа, а так же матрица распределения ответственности.

1. Басаков, М. И. Делопроизводство / М.И. Басакова. - М.: Дашков и К*, 2012.-340с. 2. Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2012. – 363 с. 3. Быкова, Т.А., Делопроизводство / Т. А. Быкова. - М. : ИНФРА-М, 2012.-170 с. 4. Гугуева, Т. А., Конфиденциальное делопроизводство / Т. А. Гугуева. - М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2012.-250с. 5. Ивлева, В.В. Настольная книга российского карьериста / В.В. Ивлева.- М.,-2012.-220с. 6. Карсетская, Е. Кадровый документооборот. Локальные нормативные акты, которые проверит трудовая инспекция / Е.Карсетская.-АйСи Групп - Москва, 2011. - 168 c. 7. Кирсанова, М. В., Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2012.-329с. 8. Крюкова, Н. П., Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова.-М.: ИНФРА-М, 2013.-187с. 9. Ловчева, М.В., Делопроизводство в кадровой службе / М. В. Ловчева. - М. : Проспект, 2012.-230с. 10. Панасенко, Ю, Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Ю.Панасенко.- М.: РИОР : ИНФРА-М, 2012.-170с. 11. Прохоренко, Д. М. Электронный документооборот в программе Microsoft Outlook 2007 / Д.М. Прохоренко.-РИВШ - Москва, 2010. - 437 c. 12. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М.Ю.Рогожин.- ГроссМедиа, РОСБУХ - Москва, 2011. - 248 c. 13. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В.Семенихин.-М.: Эксмо - Москва, 2011. - 384 c. 14. Сологуб, О.П.: Практикум по документационному обеспечению управления / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2010.-340с. 15. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности / Спивак В.А. - СПб.: Питер, 2010.-324с. 16. Быкова, Т. А., Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова. - М.: ИНФРА-М, 2012.-290с. 17. Быкова, Т. А.. Вялова Л. М., Санкина Л. В., Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкин.- М.: ИНФРА-М, 2012.-450с. 18. Бессолицына, Р.В. Инновационные подходы к организации научно-методической работы / Р.В.Бессолицына // Методист. – 2011.-№1.– С. 25-28. 19. Додонова, М. И. Документирование деятельности приказов и судебной практики в учреждениях Московского государства XVII века / М. И. Додонова // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 97–102. 20. Носарева, Н. Загадки в оформлении приложений / Н. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 48–57. 21. Смольяннова, М. Ненормированный рабочий день: тонкости оформления / М. Смольянинова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 78–94.