Комплекс работ, направленных на обеспечение сохранности архивных документов

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника. Документы являются средствами закрепления различными способами на материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации находится большой объем информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях. Актуальность: Архивы и сохраняемые ими архивные документы – является неотъемлемой и важнейшей частью культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненной документации к архивной сохранности. Целью работы является изучение комплекса мер, направленных на обеспечение сохранности архивных документов. Задачи: - раскрыть основы хранения архивных документов; - исследовать порядок хранения архивных документов; - исследовать зарубежный опыт для сохранности архивных документов. Предметом работы является сущность сохранности архивных документов. Объектом работы являются архивные документы. Методы исследования: анализ, сравнение, описание, наблюдение. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Совокупность архивной документации, в том числе, архивное учреждение либо структурное подразделение учреждения, предприятия либо организации, которые осуществляют прием и сохранность архивной документации в интересах пользователей, является сущностью архива. Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования. Практика показывает, что в условиях постоянно совершенствующихся информационных технологий, изменений программно-аппаратной среды и быстрого устаревания всех известных электронных носителей сохранить электронные документы без проведения процедур конвертации и миграции невозможно. Необходимо найти решения для обеспечения их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования в условиях долговременного хранения.

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" 2. Войтковски, Р. Программа развития электронного правительства («Цифровая Польша») на 2014–2020 годы и участие в ней архивов / Р. Войтковски, П. Завильски // Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами: докл. и сообщ. на XX Междунар. науч.-практ. конф. 20–21 нояб. 2013 г. / Росархив; ВНИИДАД. – Москва, 2014. – С. 113–118 3. Каплина, О. В. Законодательное регулирование управления документацией в США / О. В. Каплина // Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире: докл. И сообщ. на XXIII Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. 50-летию ВНИИДАД, 15–16 нояб. 2016 г. / Росархив; ВНИИДАД. – Москва, 2017. – С. 396–404. 4. Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г., - 2-е изд., стер. - М.:Флинта, Наука, 2012. - 294 с. 5. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их хранения. Аналитический обзор / [авт.: В. Ф. Янковая, А. Ю. Чуковенков, В. Б. Прозорова] ; [М. В. Ларин (рук. авт. коллектива)]; Росархив, ВНИИДАД. – Москва, 2014. – 387 с. 6. Ухарим, М. Концепция создания и развития Цифрового промежуточного архива в Германии / М. Ухарим // Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами: докл. и сообщ. на XX Междунар. науч.-практ. конф. 20–21 ноября 2013 г. / Росархив; ВНИИДАД. – Москва, 2014. – С. 65–75. 7. Кан, Ф. ванн. Гельдерс архив в XXI в.: новые ориентиры / Ф. ванн Кан; пер. Е. А. Романовой // Отечественные архивы. – 2017. – № 2. – С. 41–45. 8. Мясникова М. А. Правовое регулирование использования архивных документов в муниципальных архивах // Молодой ученый. — 2017. — №23. — С. 197-199 9. Архивы вдохновляют: национальные архивные планы и приоритеты 2015-2019 [Электронный ресурс]. URL: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives-inspire-2015-19.pdf (дата обращения: 16.12.2018). 10. Стратегический план Национального управления архивов и документации (Нара) на 2014-2018 годы [Электронный ресурс]. URL: https://www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/2014/nara-strategic-plan-2014-2018.pdf (дата обращения: 16.12.2018).