Разработка положения об архиве в организации

Актуальностью темы является тот факт, что научно-справочный аппарат архива определяет возможность эффективного хранения материалов. Научно-справочный аппарат в архиве представляет собой комплекс описаний документов, предназначенной для поиска документов и информации о нем. Элементами научно-справочного аппарата являются описи, каталоги, справочники, обзоры, исторические справки, которые образуют систему и определяют эффективность архивной деятельности. Практическая значимость темы работы определяет то, что научно-справочный аппарат позволяет совершать практическую деятельность в архиве на основании методической базы. Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива характеризует комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. В целях постоянного хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Проблема. Отсутствие архива в организации не соответствует рекомендациям и законодательству РФ. Практическая значимость. Материалы работы могут быть использованы в практической деятельности или для более глубокого исследования архивной работы. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы научно-справочного аппарата. Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния научно-справочного аппарата. Объектом данной работы является ООО ЦОТ "БЭСТ", предметом – Положение об архиве организации. Целью данной работы является разработка Положения об архиве организации. Гипотеза работы. Предполагается, что организация архива на предприятии определяется непосредственно Положением. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи: 1.Рассмотреть теоретические аспекты нормативно-правовой регламентации архивного хранения. 2.Рассмотреть методологию организации архива. 2.Рассмотреть виды деятельности Архива. 3.Изучить особенности работы ООО ЦОТ "БЭСТ". 4.Изучить особенности архива документов организации. 5.Разработать положение об архиве организации. В работе были использованы методы анализа литературных источников, научно-методической литературы и нормативно-правовых документов. Структура. Работа состоит из введения заключения, списка литературы, двух глав основной части работы.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: 1.Архив – вид учреждения или структурного подразделения, основной деятельностью которого является комплектование, хранение, учет и использование архивных документов. 2. Государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Так же основные моменты были рассмотрены в контексте работы и деятельности государственных архивов. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов. Архивный документ – документ, подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и имеющий одинаковую значимость для собственника. Под архивным делом предполагается деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Основными задачами архивов являются: 1.Комплектования документов, соответствующих требованиям Положения об архиве. 2.Обеспечение сохранности документов. 3.Организация научно-справочного аппарата. 4.Предоставление к использованию архивных материалов. Посредством архивных источников, исследователь и ученый производит открытия и изменяет мнения о том или ином событии. Архивы обеспечивают информационную базу для исследований. Именно сохранение документальных источников позволяет обеспечить сохранность и достоверное воспроизведение истории для потомков. Разновидностями архивного фонда являются: - архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; - объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; - архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации. К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Элементами научно-справочного аппарата в Архиве являются: описи, каталоги, базы данных, указатели, исторические справки к фондам. Таким образом, можно отметить, что государственные Архивы являются неотъемлемой и составной частью исторического развития страны и в особенности субъекта Российской Федерации. Таким образом, в результате разработанного Положения деятельность архива организации будет регламентирована.

Источники 1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ // Российская газета. – 2004. – 15 марта 2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Российская газета. – 2006. – 27 июня 3. Федеральный закон "О техническом регулировании" от 27.12.2002 N 184-ФЗ / // Российская газета. – 2002. – 27 декабря 4. Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" // Российская газета - Федеральный выпуск №6715 (144). – 3 июля 2015 5. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955 // Российская газета. – 2000. – 14 декабря 6. ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 24 сентября 2012 года N 1762-р [О Концепции развития национальной системы стандартизации Российской Федерации на период до 2020 года]. // Российская газета. – 2012. – 24 сентября 7. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст). //http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/ 8. ГОСТ 6.38-90 Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. // http://docs.cntd.ru/document/9052222 9. ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати. // http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/ 10. ГОСТ 7.14-98 (ИСО 2709-96) СИБИД. Формат для обмена информацией. Структура записи. // http://docs.cntd.ru/document/1200004278 11. ГОСТ Р ИСО 15836-2011 Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core. // http://docs.cntd.ru/document/1200094388 12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст) // http://legalacts.ru/doc/gost-r-iso-15489-1-2007-natsionalnyi-standart-rossiiskoi/ 13. Гельман-Виноградов, К.Б. Трудности научной трактовки понятия «документ» и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2006. - № 6. - С. 39 – 50 14. Гримстед П.К. (США) Российские архивы в переходный период / П.К. Гримстед. - Новая и новейшая история. М.: Инфра, 1994. – 380 с. 15. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П. Илюшенко. - М.: РГГУ, 1992. - С. 7-12 16. Каштанов, С.М. Русская дипломатика/ С.М. Каштанов. - М.: Высшая школа, 1988. - С.11-15 17. Кирсанова Н.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Н.В. Ктрсанова. - М.: Инфра, 1998. – 120 с. 18. Копылов, В. А. Информационное право : учеб. / В. А Копылов. – М. : Юрист, 2015. – 230 с. 19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. // Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. ООО “ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА”, 2000. – 120 с. 20. Основные правила работы государственных архивов РФ. М.: Инфра, 2002. – 150 с. 21. Основные правила работы архивов организаций. М.: Инфра, 2002. – 98 с. 22. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа / Е.А. Плешкевич. – Саратов: Пресс, 2005. – 210 с. 23. Слободяник М. С. Структура документоведения // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18-21 24. Трактат о документации //Библиотека, библиографии, документация: Избранные труды пионер информатики / Рус. гос. б-ка Пер. с англ. Р. С. Гиляревского и др. - М. : ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом, 2004. – 140 с. 25. Чеченков П.В. Документ и исторический источник: не перекрестке социально-гуманитарных наук / Вестник НГТУ им. Р.Е. Алексеева. Серия «Управление в социальных системах. Коммуникативные технологии». 2012. - №4. С.37 Литература 1. Бездрабко В. В. Документоведение: инстиционализация и современное развитие: [монография]. — К. : Четверта Хвиля, 2009. – 120 с. 2. Большая энциклопедия: в 62 томах. - М.: Терра, 2006. Т. 15. – 350 с. 3. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.- 210 с. 4. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие /Н.С. Ларьков. - М.: Гардарики, 2004. – 110 с. 5. Максимов В.И. Русский язык и культура речи: Учебник В.И. Максимов. - М.: Гардарики, 2001. - 413 с. 6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М.: 1959. – 140 с. 7. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: 1986. – 211 с. 8. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М.: 1991. – 110 с. 9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения ; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов / А.В. Охотников.- М: ИКЦ МарТ, 2004.- 170 с. 10. Палеха Ю. И . Общее документоведение : пособие/ Ю. И. Палеха, Н. О. Лемшш. - К. : Ліра-К, 2009. – 310 с. 11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. Пособие /Т.В. Печникова. М.: Пресс, 2014. - 112 с. 12. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства /В.В. Сапков. - М.: Академия, 2014. - 288 с. 13. Стенюков М.В. Кадровое делопроизводство в 2015 году/ М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова. - М.: А-Приор, 2016. - 128 c. 14. Трусов, А. Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса / А. Трусов. - СПб.: Питер, 2015. - 224 c. 15. Информация и документация - ссылочная онтология для обмена информацией о культурном наследии - Второй Выпуск // http://docs.cntd.ru/document/431901948