Разработка описи дел постоянного хранения учетных документов архивного отдела Администрации города Сургута

В настоящее время все учреждения и организации сталкиваются с огромными объемами документов. При этом возрастает электронный документооборот учреждений. Массивы документов зависят от специфики учреждения, масштабов его деятельности, коммуникаций. После того, как документ исполнен, он помещается в дело. Дела образуются в каждом структурном подразделении учреждения и до момента передачи в архив находятся там. Особое значение отводится под¬готовке дел для архивного хране¬ния. На архивное хранение передаются наиболее важные документы. Архивный документ содержит ценнейшую информацию. Архивный документ - это до¬кумент, который хранится или под¬лежит хранению в связи с его огромной значимостью для общества. Такие документы необходимо хранить в течение длительного времени, либо постоянно. Массив архивных документов формирует архив. Архив - это совокупность архивных документов, либо архивное учреждение или структурное подразделение, которое осуществля¬ет прием и хранение архивных документов в интересах пользователей . В архив передаются отдельные виды документов, имеющие особую значимость. В настоящее время тема работы является очень актуальной, т.к. в процессе своей работы организации и учреждения сталкиваются со значительными объемами документов (в т.ч. электронными), которые представляют разную ценность и поэтому не все они подлежат передачи на архивное хранение. Правильно организовать деятельность по оперативному, а затем и архивному хранению является важнейшей задачей любого учреждения, включая органы муниципальной власти. Цель работы - разработать описи дел постоянного хранения учетных документов архивного отдела Администрации города Сургута Задачи: - выявить требования к учету документов постоянного хранения, образующихся в деятельности муниципальных архивов РФ; - охарактеризовать основные направления деятельности архивного отдела Администрации города Сургута; - выявить учетные документы Архивного отдела Администрации г. Сургута; - описать учетные документы Архивного отдела Администрации г. Сургута, подлежащие постоянному хранению согласно требованиям нормативной базы. Объектом работы является учет архивных документов постоянного хранения, образующихся в деятельности муниципальных архивов Российской Федерации. Предметом работы - учет архивных документов постоянного хранения, образующихся в деятельности архивного отдела Администрации города Сургута. Работа написана с использованием методов изучения, анализа и обобщения литературы по данному вопросу. Источниками для написания работы послужили периодические издания, учебные пособия, интернет-ресурсы по документационному обеспечению и архивному делу, а также законодательные и нормативно-правовые документы Российской Федерации в сфере архивного дела. Работа включает введение, теоретической главы, заключения, списка литературы. Теоретическая глава состоит из четырех параграфов.

Работа по передаче дел в архив учреждения в соответствии с установленным архивом графиком и утвержденном руководителем учреждения. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы документационного обеспечения управления и лиц, ответственных в структур¬ных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведе¬нию экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. В архив принимаются по описям дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше десяти лет и по личному составу. Работа по подготовке дел для передачи в архив включает следующие основные этапы: - экспертизу ценности доку¬ментов; - оформление дел; - составле¬ние описи на дела. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и про¬писью количество фактически принятых дел, дата приема-пере¬дачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, которое передавало дело. Основными единицами учета являются архивный фонд и дело (электронное дело). Основными учетными документами в архиве являются: книга поступления и выбытия дел и документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей. С 21 сентября 2015 года были введены новые Правила организации, хранения, комплектования и учета архивов, что внесло определенные изменения по подготовке документов к архивному хранению. Например, впервые введены условия и правила по подготовке электронных документов, которых в настоящее время очень много в любой организации. Новые изменения потребуют от организаций более тщательной работы в таком направлении, как подготовка документов к архивному хранению.

Источники 1. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.06.2006 г. [Текст]. 2. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный Закон РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ [Текст] // Библиотека и закон. - 2005. - № 1. - С.125-131. 3. Об организации предоставлении государственных и муниципальных услуг: Федеральный Закон № 210-ФЗ от 27.07.2010 г. [Текст]. 4. Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»: Постановление Администрации г. Сургута от 14.04.2016 № 2822 [Текст]. 5. Основные правила работы архивов организаций: одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. [Электронный ресурс]. 6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения: утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 [Электронный ресурс]. 7. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 [Текст]. Литература 8. Архивный отдел Администрации Города Сургута [Электронный ресурс]. – Сургут: Администрация города Сургута, 2017. – режим доступа: http://admsurgut.ru/rubric/1436/Arhivnyy-otdel. 9. Басаков, М.П. Делопроизводство: документационное обеспечение управления [Текст] / М.П. Басаков. - 15-е изд. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. - 376 с. 10. Бурова, Е. Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ [Текст] / Е.Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - № 4. - с.40-45. 11. Иритикова, В. Кто отвечает за текущее и архивное хранение документов в организации [Текст] / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 5. - с.52-63. 12. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенова. – 6 изд., испр. – М.: ИНФРА-М, 2012. - 366 с. 13. Кожинова, Е. Новые правила работы архивов: что изменилось? [Текст] / Е. Кожинова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - № 5. – с.52-63. 14. Кузнецов, С.Л. Новые правила работы архивов и электронные документы [Текст] / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2015. - № 10. – с.51-57. 15. Организация работы с документами [Текст] / Под ред. В.А. Кудряева. - 5 изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с. 16. Передача документов на архивное хранение. - [Электронный ресурс]. – М.: Архивный портал, 2015. – режим доступа: http://naar.ru. 17. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст] / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. – М.: Академия, 2013. – 224 с. 18. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник [Текст] / Л. А. Румынина. - 8-е изд., стер. - М.: Академия, 2010. - 224 с. 19. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления [Текст] / В.С. Соколов. - М.: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2010. - 176 с. 20. Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив [Текст] / С. Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - № 2. – с.66-78.