Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ (на примере инструкций конкретного учреждения)

Актуальность рассматриваемой темы обусловлена тем, что правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Поэтому практически все работодатели, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения. Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда. Степень изученности проблемы. При написании курсовой работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Кроме того, при написании курсовой работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой [4], Т.В. Кузнецовой [5], JI.A. Дорониной [6], которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. В учебных пособиях Л.М. Маневцевой [7], Т.С. Орловой [8] представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Так же были использованы публикации в периодических изданиях - та-ких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения. Объект исследования - права и должностные обязанности секретаря-референта. Предмет работы - нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря-референта. Цель работы - провести анализ должностных инструкций вообще и должностной инструкции секретаря-референта, в частности. Задачи исследования: - раскрыть понятие, сущность и особенности должностной инструкции; - остановиться на вопросе об общем порядке составления и изменения должностных инструкций; - проанализировать правовую природу и значение должностной инструкции; структуру и содержание должностной инструкции; - остановиться на общей характеристике работы секретаря-референта; - привести пример должностной инструкции секретаря учебной части. Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации, регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Уни-фицированная система документации. Требования к оформлению доку-ментов. При написании курсовой работы были использованы такие методы научного исследования, как наблюдение, изучение документов, анализ особенностей обработки документов в сфере деятельности средне-специального образовательного учреждения; изучение нормативно-правовой базы (законов, постановлений, ГОСТов, положений). Практическая значимость работы состоит в том, что посредством теоретического и практического изучения современных систем и правил разработки и составления должностных инструкций мы можем дать рекомендации по совершенствованию данного процесса. Структура и объем курсовой работы. Курсовая работа объемом 47 страниц, состоит из введения, трех разделов и девяти подразделов, заключения, списка использованных источников и литературы, включающего 21 наименование. В первом разделе рассматривается «Должностная инструкция: понятие, ее сущность и особенности», во втором разделе: «Нормативно-правовые особенности должностных инструкций», в третьем «Должностная инструкция секретаря-референта». В первом разделе есть три подраздела, в первом говорится о «Понятии должностной инструкции», во втором о «Сущности должностной инструкции», в третьем о «Особенности должностной инструкции». Во втором разделе первый подраздел «Общий порядок составления должностных инструкций», второй-«Порядок изменения должностной инструкции», третий-«Правовая природа и значение должностной инструкции». В третьем разделе первый подраздел - «Общая характеристика работы секретаря-референта», второй-«Структура и содержание должностной инструкции», третий - «Пример должностной инструкции секретаря учебной части».

В ходе теоретического анализа было установлено, что должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров. Должностная инструкция является документом, действующим относи-тельно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом. Она разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками; она должна включать в себя обязательные разделы: общую часть, функции, должностные обязанности, права, ответственность. Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией. Все основные требования, которые предъявляются к должностной инст-рукции должны определяться «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих». Этот документ содержит все квалификационные характеристики по всем должностям руководителей предприятий и их различных структурных подразделений, а также специалистов, занимающихся инженерно-техническими работами, занятых в сфере экономики и других работ, и служащих, которые осуществляют подготовку и оформление всей документации, занимаются учетом и контролем, а также хозяйственным обслуживанием. Этот справочник призван способствовать верному решению вопросов по разделению труда между всеми указанными категориями сотрудников, обеспечивать единство в ходе определения их должностных обязанностей и требований, предъявляемых к их квалификационному уровню. Всякий регламентирующий документ строится на единстве прав и обя-занностей. Учитывая специфику деятельности, правовые обязанности менеджера по обучению персонала в должностных инструкциях определяются в соответствии с выполняемыми функциями. Администратор гостиницы — первый, с кем встречается посетитель, по-этому на нем лежит ответственность за создание положительного первого впечатления. Чем занимается администратор гостиницы? В его обязанности входит координирование работы отеля. Он отвечает за слаженность действий персонала и дает указания сотрудникам, консультирует постояльцев гостиницы, расселяет их, знакомит с правилами проживания, выдает и забирает ключи от номеров, отвечает за корреспонденцию. Должностная инструкция администратора гостиницы состоит из таких пунктов: 1. Требования квалификации; 2. Требования к знаниям; 3. Определяет функции работника; 4. Должностные обязанности; 5. Права; 6. Ответственность. Все разделы инструкции содержат положения и требования относительно профессиональной деятельности сотрудника. К основным недостаткам инструкции можно отнести несоблюдение требований к ее структурированию, например, непоследовательность расположения различных частей и наличие некоторого количества непредусмотренных элементов. Правда, в целом можно сделать вывод, что инструкция составлена в соответствии с содержанием, основным положениям и требованиям Квалификационного справочника.

Источники 1 Гражданский кодекс Российской Федерации. - М.: Приор, 2009. - 159 с. 2 Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Приор, 2008. - 216 с. 3 Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». // Собрание законодательства РФ?. - 2004. ? - № 2. ? - Ст. 133. Литература 4 Андреева, В. И. Делопроизводство. Организация и ведение / В. И. Андреева. - М. : Инфра-М, 2010. - 296 с. 5 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова. - М. : Знание, 2003. - 360 с. 6 Доронина, JI. A. Основы делопроизводства / Л. А. Доронина. - М. : Мысль, 2007. - 182 с. 7 Маневцева, Л. М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении / Л. М. Маневцева. - М. :Юнити-Дана, 2007. - 215 с. 8 Орлова, Т. С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях/Т.С. Орлова. - М.: АРКТИ, 2006. - 384 с. 9 Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации / Е. П. Смирнова. - М. : Омега-Л, 2007. - 312 с. 10 Катузо, А. В. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства/ А.В. Катузо // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 35-39 11 Кузнецов, С. Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводств/ С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2005. - № 3. - С. 47-52 12 Сокова, А. Н. Электронное делопроизводство/А.Н. Сокова // Дело-производство. - 2010. - № 1.- С. 32-37 13 Янковская, В. Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в уч-реждении, организации, на предприятии/ В.Ф. Янковская // Делопроизводство. - 2011. - № 1. - С. 21-25 14 Кузнецова, Т. В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг./ Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2011. - №1. - С. 3-8 15 Кузнецова, Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний/ Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2010. - № 1. - С. 3-6. 16 Иритикова, B. C. Делопроизводство/ В.С. Иритикова // Секретарское дело. - 2007. - № 1. - С. 20-27. 17 Кузнецова, Т. В. Ведение контроля за сроками исполнения/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С. 3-5. 18 Кузнецова, Т. В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2002. - № 1. - С. 3-5. 19 Кузнецова, Т. В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 3-6. 20 Кузнецов, С. Л. Применение современных технологий в работе с документами/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2006. - № 3. - С. 23-26. 21 Кузнецов, C. Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2006. - № 4. - С. 24-29.