Понятие хранения и сохранности документного фонда. Нормативно-правовая база сохранности документного фонда

Хранение документов - это комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и правильной организации хранения документов, исключая их кражу и утерю и обеспечение их поддержания в нормальном физическом состоянии. Нормативные условия хранения документных фондов обеспечиваются: 1. строительством, реконструкцией и ремонтом зданий; 2. созданием охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях; 3. применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). Сохранение документов является основной задачей фонда. Фонды ежегодно пополняются новыми документами. В связи со всем сказанным выше, тема работы посвящена технологии обеспечения сохранности документов. В основе современного подхода к решению проблемы сохранения документов лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательный принцип сохранения архивных документов с учетом их ценности, физического состояния. Дифференцированный подход предполагает выделение общего объема документов, хранящихся в архиве, так называемых приоритетных объектов на уровне средств. Основой для распределения приоритетов являются два критерия ценности документов и признаки физического состояния, которое угрожает их безопасности (низкая потенциальная долговечность). Комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и правильной организации хранения архива документов, исключая их кражу и утерю и обеспечение их поддержания в исправном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в фонде. Эта тема была актуальна с тех пор, как встал вопрос о сохранности документов, она все еще актуальна и в наши дни. Основной целью курсовой работы является изучение обеспечения сохранности документов. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: 1. Рассмотреть понятие хранения и сохранения документов фонда. 2. Раскрыть методы обеспечение сохранности документов при их хранении. 3. Изучить нормативно - правовую база сохранности документного фонда. 4. Рассмотреть режимы хранения документов. Таким образом, объектом данного исследования является организация хранения документов, предметом – подходы к обеспечению сохранности документов. Рассмотрение вопросов по данной теме имеет как теоретическое, так и практическое значение. Теоретическое значение заключается в том, что сформулированные в нем выводы расширяют понимание технологии целостности документов. Практическая значимость обусловлена тем, что положения, содержащиеся в работе, заполняют пробелы в теоретической основе для изучения вопросов о проблеме сохранения документов. В ходе исследования использовался метод анализа источников и научной литературы. Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, заключения, библиографии.

Задача сохранения архивных документов становится все более сложной. Это осложняется тем, что архивы выполняют внутренне противоречивую функцию-хранят документы, предоставляя к ним доступ. Поэтому, с одной стороны, необходимо хранить документы для их активного использования, а с другой стороны, хранить их, несмотря на активное использование. Для обеспечения сохранности документов необходимо знать следующим основаниям: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда использования; сохранение документов. Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это необходимо для сопоставления фактического числа единиц хранения с записями в архивных записях. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. При архивном хранении документов они более или менее подвержены воздействию различных факторов, вызывающих необратимые изменения свойств материалов – старение. В заключение делается вывод о том, что целью хранения является снижение воздействия неблагоприятных факторов и повышение долговечности документов. Для этого необходимо выполнить все необходимые требования к помещению, условиям хранения, перемещению документов.

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Архивоведение: Учебник./ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М.: Академия, 2016. - 272 с. 2. Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии./ Л.П. Афанасьева. - М.: : Издательство Ипполитова, 2017. - 408 с. 3. Баскаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) Учебное пособие./ М.И. Баскаков - М: КНОРУС, 2018. - 216 с 4. Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие./ Е.В. Булюлина. - Волгоград: ВолГУ, 2016. - 96 с. 5. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение./ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - М.: ПГУ, 2016. - 132 с. 6. Голиков А.Г. Архивоведение отечественной истории: Учебное пособие./ А.Г. Голиков. - М.: Академия ИЦ, 2018. - 173 с. 7. Леонтьева О.Г. Архивы в современном мире: Учебное пособие./ О.Г. Леонтьева – Тверь: Лилия Принт, 2014. - 180 с. 8. Раскин Д.И. Архивоведение. Учебник для академического бакалавриата. Учебное пособие./Д.И.Раскин.- Спб.:научая школа, 2018.-383 с. 9. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). /А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2017. - 184 с. 10. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. Конспект лекций./Е.А. Ульянина, А.С. Якименко. - М.: Высшее образование, 2014. - 148 с.