Разработка автоматизированной системы договорного отдела администрации сельского поселения «Поселок Новое Устье» Охотского муниципального района Хабаровского края

За последние годы компьютерная техника все больше проникла в нашу жизнь. Появились определенные требования к информационным системам, стандарты проектирования и разработок этих систем. Трудно представить себе какое-либо предприятие без компьютеров, на которых установлены всевозможные программы для облегчения работы человека. Помимо отдельных программ для выполнения каких-то разовых операций туда также устанавливаются целые комплексы взаимосвязанных программ для осуществления каждодневных рутинных операций.

. Все это позволяет ускорить процесс выполнения этих действий, свести к минимуму человеческий фактор и, соответственно, возможность внесения ошибки. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства. Электронным документооборотом принято называть организацию движения документов различного типа между отдельными подразделениями организации или предприятия, между однородными группами пользователей и отдельными пользователями. Понятие электронного документооборота подразумевает не физическое перемещение документов, а передачу прав на их использование с обязательным уведомлением пользователей и функцией контроля над их исполнением. Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, хранения, распространения и управления доступом к большим объемам документов в компьютерных сетях. Виртуальные документы обычно хранятся в специальных серверных хранилищах. Основное назначение виртуального документооборота — организация хранения документов в электронном виде и предоставление возможности работы с ними (поиска по определенным атрибутам или по содержимому). Подобные системы должны уметь автоматически отслеживать все изменения, вносимые в документы, следить за сроками их исполнения, контролировать все их версии. Актуальность выбранной темы объясняется тем, что в современных условиях рынка автоматизация документооборота и деловой деятельности является одним из ключевых преимуществ в конкурентной борьбе. Автоматизация позволяет значительно снизить расходы на документационное обеспечение управления, рационально организовать работу сотрудников, значительно снижает количество ошибок, что в конечном итоге положительно сказывается на деятельности всей организации. Переход на электронный документооборот позволит охватить полный цикл делопроизводства компании — от создания документа до его окончательного списания в архив. Предмет исследования - автоматизация процесса ведение документооборота системы договорного отдела администрации сельского поселения «Поселок Новое Устье» Охотского муниципального района Хабаровского края. Объект исследования – автоматизация процесса ведение документооборота по договорам на предприятии. Цель работы — проектирование и внедрение информационной системы «Электронный документооборот», которая позволит улучшить учет договоров в отделе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач: 1) изучить предметную область – дать определение понятию электронного документооборота, описать организацию и порядок ведения договоров. 2) определить возможности и сформулировать функциональные и эксплуатационные требования к информационной системе «Управление договорами». 3) спроектировать инфологическую и даталогическую модель базы данных АИС «Управление договорами». 4) выбрать средства реализации информационной системы, обосновать данный выбор; 5) разработать проект информационной системы «Управление договорами». 5) создать программный продукт для автоматизации ведения документооборота, протестировать его. Методологическая основа исследования состояла в применении таких методов, как анализ, описание, анализ рынка, интервью, опросы, моделирование процессов. Структура работы. Пояснительная записка к бакалаврской работе состоит из введения, трех глав и списка использованных источников из 30 наименований. Изложена на 56 страницах и содержит 25 рисунков и 7 таблиц.

В результате выполнения выпускной квалификационной работы были решены следующие задачи: 1) изучена предметную область: дано определение понятию электронного документооборота, описана организация и порядок ведения договоров в администрации сельского поселения «Поселок Новое Устье» Охотского муниципального района Хабаровского края». 2) определены возможности и сформулированы функциональные и эксплуатационные требования к информационной системе «Управление договорами». 3) разработаны инфологическая и даталогическая модели базы данных ИС «Управление договорами». 4) выбраны средства реализации информационной системы, а также приведено обоснование данного выбора; 5) разработан проект информационной системы «Управление договорами». 5) создан и протестирован программный продукт для автоматизации ведения документооборота. Внедрение разработанного программного продукта позволит: 1) повысить производительность компании. На поиск нужных договора и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Доступ к электронному документообороту можно получить с любого компьютера вашей компании, где установлена система. 2) мгновенный доступ к актуальной информации. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние изменения по истории договора. 3) уменьшить ошибки типа «человеческий фактор». Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей всего за несколько секунд. 4) уменьшить материальные издержки. Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. 5) улучшить взаимодействия. Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями. 6) коллективно работать с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов. 7) сократить потребности в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала. 8) снизить расходы на хранение документов. Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации. 9) защитить документы от повреждений. Использование системы электронного документооборота снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик. 10) нематериальные выгоды организации. Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов. 11) повысить корпоративное сознание. Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.

1. Ажеронок В.А., Габец А.П., Гончаров Д.И. Профессиональная разработка в системе 1С: Предприятие 8. Том 1. Изд.: 1С-Паблишинг, 2-е издание, 2012. – 426 с. 2. Ажеронок В.А., Габец А.П., Гончаров Д.И. Профессиональная разработка в системе 1С: Предприятие 8. Том 2. – М.: ООО «1С-Паблишинг», 2-е издание, 2012. – 411 с. 3. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 г. – 288 с. 4. Бартеньев О.В. 1С: Предприятие: Программирование для всех. - Диалог-Мифи, 2005. - 464 с. 5. Белоусов П.С., Аксенов Д.О. Сборник задач для подготовки к экзамену 1С: специалист по платформе 1С: Предприятие 8.2. – Официальное издание фирмы 1С, 2009. – 219 с. 6. Габец А.П., Гончаров Д.И. 1С: 8.1 Простые примеры разработки. – 1С: Паблишинг, 2005. – 318 с. 7. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 г. – 222 с. 8. Касьянова Г.Ю., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 г. – 256 с. 9. Кашаев С.М. Программирование в 1С: Предприятие 8.2. – Питер, 2011. – 272 с. 10. Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. 1С Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые примеры – 1С- Паблишинг, 2009. – 874 с. 11. Радченко М.Г. 1С: Предприятие 8.2. Коротко о главном. – Москва, 2009. – 383 с. 12. Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. 1С Предприятие 8.2. Практическое пособие разработчика, 1С Паблишинг, 2009. 13. Хрусталева Е.Ю. Разработка сложных отчетов в «1С: Предприятие 8.2», «Система компоновки данных», - 1С - Паблишинг, 2012. 14. Хрусталева Е.Ю. Язык запросов «1С: Предприятия 8.2» - 1С – Паблишинг, 2013. 15. Алешин Л.И. Руководство по изучению дисциплины «Автоматизированные информационные системы». – URL: http://www.e-biblio.ru/book/bib/01_informatika/sg.html (Дата обращения 01.05.2020). 16. Электронный ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html. (Дата обращения 05.05.2020). 17. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml. (Дата обращения 01.05.2020). 18. Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/. (Дата обращения 02.05.2020). 19. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/. (Дата обращения 07.05.2020). 20. Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. - Режим доступа: http://www.eos.ru/. (Дата обращения 15.05.2020). 21. Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документооборот в организации. - Режим доступа: http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html. (Дата обращения 21.05.2020). 22. Электронный ресурс: Общее описание - 1С: Документооборот 8 -1C: Предприятие 8..-Режим доступа: http://v8.1 c.ru/doc8/. (Дата обращения 18.05.2020). 23. Электронный ресурс: Общее описание - DocsVision о системе. - Режим доступа: http://www.docsvision.com/o-sisteme/novoe/. (Дата обращения 22.05.2020). 24. Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM - Режим доступа: http://www.directum.ru/system. (Дата обращения 10.05.2020). 25. Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. - Режим доступа: http://www.eos.ru/. (Дата обращения 15.01.2020). 26. Официальный сайт компании «Оптима» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.optima.ru/, свободный. 27. Официальный сайт компании «Гарант» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.granit.ru/, свободный. 28. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml. (Дата обращения 01.02.2020). 29. Официальный сайт компании «Евфрат» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.evfrat.ru/, свободный. 30. Официальный сайт компании «Летограф» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.letograf.ru/, свободный. 31. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml. (Дата обращения 01.06.2020). 32. Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/. (Дата обращения 02.05.2020).